Jak začít s metodou GTD - mít vše hotovo

Moderní a zejména rychlá, uspěchaná doba je pro mnoho lidí stresující, kolikrát ani neví, co nejdříve udělat, odbíhají od jedné práce k druhé, až nakonec raději nedělají nic. Což vede často později k dost vypjatým situacím, kdy člověk se cítí vnitřně sevřený, že nemá hotovo to, co potřeboval a valí se na něj řada jiných povinností a nových úkolů.

Pokud máte pocit, že byl právě popsán váš každodenní program, pak vězte, že v tom nejste sami. Situaci, kterou provází většinu z nás, si také uvědomil americký kouč a nyní i autor metody Getting Thing Done, zkráceně GTD, David Allen. Metodu organizace práce popsal ve své, stejnojmenné knize, která se stala velice populární a vyšla v několika zemích světa, včetně České republiky. Metoda obsahuje celkem pět fází, a vztahuje se jak na běžný pracovně-profesionální den, tak práci doma.

Sesbírej

První fází metody, se nazývá „sesbírej“. Je založena na vytvoření tak zvaných schránek, tedy sběrných míst, kde si veškeré úkoly shromažďujete. Může to být počítač, sešit, zápisník, e-mailová schránka, prostě cokoli, co běžně na úkoly používáte a na co jste zvyklí. Schránek má každý člověk běžně více, ale čím méně jich je, tím lépe se práce organizuje.

Zpracuj

V této fázi se úkoly zpracovávají. Uplatňuje se zde pravidlo dvou minut. Během nich se úkol, který jde zpracovat, se prostě provede. Pokud jej z nějakých důvodů není možné realizovat, odloží se pro pozdější zpracování, pokud je úkol složitější a pro jeho realizaci je nutné udělat několik kroků, založí se potřebný počet nových úkolů.

Zorganizuj

Zpracované položky se zařazují do pěti různých míst, jež jsou klíčem k dalšímu kroku metody GTD. Těmito pěti kategoriemi jsou „další kroky“, „čekání na…“, „projekt“, „někdy/možná“ a „kalendář“.

Zhodnoť

Tato fáze probíhá v několika úrovních, kdy člověk přehodnocuje to, co právě dělá, zda dělat má, zda jde o běžné týdenní úkoly a také zda je možné se na daný úkol v té chvíli soustředit apod.

Udělej

Nejde jen o to, jít a úkoly udělat, ale mít je nastavené tak, abychom je chtěli udělat a z jejich plnění měli prakticky radost. V této fázi se rozhodujeme podle čtyř priorit. Zohledňujeme energii, kterou ještě máme, stejně taj čas, prioritu daného úkolu a kontext, ve kterém se nacházíme.

A jak dál?

Tento návod je jen takový základní „výcuc“. Pokud se člověk rozhodne metodu „mít vše hotovo“ používat, je nutno si knihu přečíst, protože jedině tak se dají všechny dané myšlenky pochopit a v praxi uplatnit.

Dobré je si také pořídit různé zvýrazňovače, šanony, a skvělé jsou také barevné záložky. Jedině díky těmto pomůckám si vytvoříte správně fungující systém, který je v knize popsán. Kdo opovrhuje papírovým systémem, není „ze hry ven“. V dnešním moderním světě existují dokonce již aplikace na počítač i do telefonu pro systém GTD, které organizují a upozorňují na úkoly, jež se mají vykonat.

Aby metoda fungovala tak, jak má, dodržujte také osvědčené metody. Rozhodně nic nepřeorganizovávejte. Jak si jednou seznam úkolů uděláte, prostě je udělejte anebo zahoďte, ale neodsunujte. Jakmile to uděláte jednou, uděláte to brzy zase a zas. Pak celá metoda postrádá význam, protože se tímto vracíte zpět a sunete dopředu a místo odpracování si vlastních úkolů jen přeorganizováváte.

Jestliže začínáte, je ideální si na každý den dát přesný počet úkolů. Například zvolte číslovku deset. Na každý den v týdnu si vytvořte seznam deseti úkolů, jež je nutné splnit. Tuto kategorii si označte jako „dnes udělám“, aby bylo vskutku zřetelné, a aby to člověka donutilo úkol udělat.

A rada na závěr – pokud máte úkoly před sebou, vždy je vykonáte spíš, než ty, o kterých víte, ale tak nějak se dáváte do pozadí.